Alle stöhnen über Arbeit, über schöne (machen wir natürlich sofort) bis zur lästigen Arbeit (ich seh´s ja, wann diese bearbeitet wurde) … und da stellt sich mir und meinen Mitarbeitern immer die gleiche Frage:
Wie arbeiten Sie denn: effektiv oder effizient?
Und da war dann meist eine gewisse Ratlosigkeit am anderen Ende der Leitung…
Um die längeren Dialoge für Sie etwas abzukürzen:
Wir haben doch generell zwei Möglichkeiten, unsere eigene Produktivität zu steigern:
- Wir beschränken uns auf das Wichtigste und sorgen auf diese Weise für kürzere Arbeitszeiten
- Wir verkürzen unsere Arbeitszeiten, um die einzelnen Arbeiten auf das Wichtige zu begrenzen
Und die dahinter stehenden Fachbegriffe kennen Sie doch sicherlich:
Das Pareto-Prinzip und das Parkinson-Prinzip (hat aber nichts mit der Krankheit zu tun!)
Eigentlich ist das Pareto-Prinzip eine rein mathematische Wahrscheinlichkeitsberechnung, benannt nach Vilfredo Pareto (1848-1923). Er war Wirtschaftswissenschaftler an der Universität von Lausanne und arbeitet bei seinen wissenschaftlichen Forschungen heraus, dass Ende des 19. Jahrhunderts etwa 20% der italienischen Familien über 80% des Vermögens in Italien verfügten.
Er analysierte weiter, dass 80% des Wohlstands bzw. der Einkommen eines Landes von nur 20% der Bevölkerung erwirtschaftet und in Besitz gehalten wurden und weiter, dass 80 % der Ergebnisse somit nur durch 20% des Aufwandes entstehen würden.
Das Pareto Prinzip lässt sich also wie folgt zusammenfassen:
20% des Inputs sorgen für 80% des gesamten Outputs.
Hier nur zwei Beispiele aus dem Jahr 1906:
- 80% der Erbsen in Paretos Garten wurden von 20% der Pflanzen hervorgebracht
- 80% der Unternehmensgewinne werden mit den besten 20% der Kunden generiert
Dieses „Gesetz“ hat mittlerweile auch außerhalb des Wirtschaftslebens Gültigkeit:
Bereits in den 30er Jahren des 19. Jahrhunderts fand diese sog. 80/20Regel auch auf andere Gebieten Anwendung, übertragen wir sie doch einmal ins Allgemeine: Die allgemeine Folgerung ist:
- 80% der Folgen stammen also aus 20% der Ursachen!
- 80% der Unternehmensgewinne stammen aus 20% der Produkte und Kunden!
Seien Sie jetzt bitte nicht kleinlich: Es muss sich nicht immer um das genaue Verhältnis 80 zu 20 handeln, nehmen Sie das als groben Richtwert, vielleicht können es auch: 90/10 oder 95/5 oder 99/1 sein.
Was können Sie daraus für Nutzen ziehen? Stellen Sie sich mal folgende Fragen:
- „Welche 20% der Ursachen sind für 80% meiner Probleme verantwortlich?“
- „Welche 20% der Ursachen führen zu 80% der von mir gewünschten Folgen?“
Und da sehen Sie:
Dieses Pareto-Prinzip wird natürlich auch auf das individuelle Zeitmanagement übertragen: So wird davon ausgegangen, dass Sie in 20% der Zeit mit konzentrierter Arbeit 80% der Ergebnisse erzielen können!
Einwurf: Dann sind bei Ihnen vielleicht 20% des Lernaufwandes für 80% Ihres Erfolges verantwortlich?
Letztendlich geht es hier wieder um die Frage:
„Was ist eigentlich wirklich wichtig und wirklich relevant für mich?“
Seien Sie doch mal skeptisch sich selbst gegenüber und hinterfragen Sie doch erst einmal alles, bevor Sie es tun: Denn etwa 80% Ihrer täglichen Zeit vergeuden Sie mit Dingen, die Sie Ihren Zielen nur minimal näher bringen!
Neben diesem Pareto-Prinzip gibt es aber auch noch einen viel unbekannteren, zweiten Grundsatz für ein effektiveres Arbeiten und eine optimale Nutzung der vorhandenen Zeit:
Es ist das Parkinsonsche Gesetz, erstmals veröffentlicht im Jahr 1955. Das nach seinem Entdecker Cyril Northcote Parkinson (1909-1993) benannte „Gesetz“ besagt nämlich – eher sarkastisch humorvoll, denn wissenschaftlich abstrakt zu sehen:
“Work expands so as to fill the time available for its completion.”Frei übersetzt:
„Die Arbeitweitet sich in genau dem Maß aus, wie entsprechende Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“– und nicht wie wir alle naiv glauben wollen: in dem Maß, wie komplex oder schwierig diese Arbeit wirklich auch ist!
Das heißt doch im Klartext:
Wenn man normalerweise für eine bestimmte Aufgabe 30 Minuten zur Erledigung benötigt und man hat plötzlich 45 Minuten Zeit, dann wird man in der Regel auch 45 Minuten für diese Aufgabe brauchen. Wenn man hingegen nur 20 Minuten für die gleiche Aufgabe Zeit hat, so schafft man die Aufgabe wahrscheinlich auch in diesen 20 Minuten.
Und jetzt höre ich förmlich Ihre Aufschreie, Ihre Proteste!
Gemach, dieses Parkinsonsche Gesetz besagt in umgekehrter Betrachtungsweise doch wiederum nur, dass uns eine Aufgabe umso wichtiger erscheint, je mehr Zeit uns dafür zur Verfügung steht.
Im neuen Umkehrschluss und vielleicht überspitzt betrachtet müsste die Arbeit also sofort erledigt werden, wenn gar keine Zeit mehr bleibt…
Denn ein Grund hierfür ist das Bestreben der menschlichen Natur, sich erst im letztmöglichen Moment einer Aufgabe vollständig zu widmen (was auch als Studentensyndrom bekannt ist, ja ich kannte das…).
Für Sie bedeutet dies:
Setzen Sie sich einen realistischen Endtermin, halten Sie sich daran, dann schaffen Sie es auch!
Und wenn Sie Aufträge fremd zu vergeben haben, sollten Sie deshalb immer einen angemessen kurzen Abgabetermin vorgeben, und dies auch, wenn auch wenn es „nicht so dringend“ ist. Denn dies zwingt die ausführende Person dazu, sich auf die Aufgabe wirklich zu konzentrieren.
Und jetzt stellen Sie sich die Frage:
Pareto versus Parkinson
Was soll ich denn nun machen, wie kann ich diese beiden Gesetzmäßigkeiten denn auf mich umsetzen, also wirklich praktisch nutzen?
Am besten sehen Sie es nicht ganz so eng, nehmen Sie doch eine Kombination dieser beiden Ansätze:
Finden Sie die wenigen Aufgaben heraus, die für Ihren Erfolg entscheidend sind und von denen Sie meinen, dass diese am meisten zu Ihrem Einkommen beitragen und legen Sie sich hier wirklich kurze und vor allem klar definierte Zeiten schriftlich fest.
Denn solange Sie noch nicht wissen, welche Einzelaufgaben die wirklich erfolgsentscheidenden sind und solange Sie diese nicht in von Ihnen eng definierten Zeitvorgaben erledigen, laufen Sie leider Gefahr, viel zu viel Zeit mit Unnützem und Nebensächlichem zu vergeuden.
Mein Fazit:
Nehmen Sie das Pareto-Prinzip und das Parkinsonsche-Gesetz als zwei wichtige Eckpfeiler für Ihre zukünftige, hoffentlich viel produktivere Arbeitszeitgestaltung.
Ich versuche bei meiner tagtäglichen Arbeit immer zu überlegen, ob das, was ich gerade mache, mir auch „was bringt“ oder nur eine „Beschäftigung“ (oder um es brutaler zu sagen: nicht einfach nur Zeittotschlagen) ist.
Und dabei möchte ich ehrlich sein:
Meist wird es mir wieder einmal erst „hinterher“ bewusst:
„Jetzt hast „Du“ doch wieder rumgesurft, den 28sten (Nichts bringenden und langweiligen) Videoclip angesehen, wo sich einer der vielen Möchtegern-Internet-Marketer letztendlich in 10minütiger Länge „überflüssig“ präsentierte, was er mir kurz und knapp auf einem zweiseitigen PDF hätte schreiben können.“
So hat er meine eigentlich kostbare Zeit mit Dummgeschwätz gestohlen… Sorry, Sie sehen es, auch ich schaffe es wirklich nicht immer, diese meine Vorgaben auch wirklich umzusetzen…
Sie sind in Ihrem Kampf gegen die Zeitfresser sicher nicht alleine, dennoch sollten Sie diese beiden Prinzipien hinterfragen und versuchen, auch einmal umzusetzen:
Daher habe ich meinen Fragestellern mitgegeben:
Verinnerlichen Sie:
Wenn Sie effektiv arbeiten, tun Sie etwas, das Sie Ihren Zielen näher bringt. Arbeiten Sie effizient, so erledigen Sie eine bestimmte (wichtige oder unwichtige) Aufgabe möglichst gut.
Dazu natürlich die berühmte Kurzformel:
Effektivität: Das Richtige tun.
Effizienz: Die Dinge richtig tun.
Also nix wie „an die Arbeit“ meint …
… Dr. HJ Karg
PS: Was Sie tun, ist für Ihren Erfolg wesentlich entscheidender als wie Sie es tun!
Und noch was fällt mir zu diesem Thema spontan ein:
Effizienz ist sicher wichtig, aber völlig nutzlos, wenn Sie die falschen Dinge effizient erledigen.
PPS: Eine nette Historie zum Vielen relativ unbekannten Parkinsonschen Gesetz fand ich hier: „Was ist eigentlich PARKINSONS GESETZ?“
Nachsatz, der heute ins Gespräch kam: Das Pareto-Prinzip hat nichts mit dem Paleo-Prinzip zu tun… bei diesem geht es um Nahrungsgestaltung ähnlich der der Steinzeitmenschen…
